<p />一、行政院農業委員會農業金融局（以下簡稱本局）為檔案管理需要，加 強檔案管理效能，依行政院農業委員會檔案管理作業須知第四十點規 定，訂定本要點。 <p />二、本局發文案件由文書單位於發文後，每日逐案彙齊，並列印發文歸檔 清單一式二份，送檔案管理單位點收；存查案件則由各業務承辦單位 每日逐案彙齊，並列印存查歸檔清單一式二份，送檔案管理單位點收 。檔案管理單位於點收後，一份留存，另一份退回文書單位或業務承 辦單位備查。其有特殊情形不克於當日歸檔者，至遲應於五日內併同 歸檔清單送交檔案管理單位辦理歸檔。 <p />三、承辦單位如有延後歸檔之必要，應簽請權責長官核准後，知會檔案管 理人員。 <p />四、辦畢案件未於規定期限內歸檔者，檔案管理人員應定期製作「逾期未 歸檔案件稽催單」，經簽請權責長官核閱後，辦理歸檔案件稽催；承 辦人員如仍未依限歸檔者，檔案管理人員應簽請權責長官處理。 <p />五、歸檔案件應以原本歸檔，其有附件者，每一種以一份為限。附件裝訂 應於原本之後，如有不便裝訂之附件，得另行存置。檔案附件另行存 置時，檔案管理人員應在附件上註明檔案文號、分類號、保存年限及 附件序號，並在原本附件欄註明附件另存序號，並於原檔案卷目次表 註明媒體型式、數量及附件存放位置。 <p />六、未以原本歸檔者，應由承辦單位說明原本去向或無法以原本歸檔原因 ，簽請權責長官核准後，方得辦理歸檔。 <p />七、歸檔案件應由承辦人員依下列規定逐件編寫頁碼： <br />（一）頁碼之編寫包括本文及附件，先編本文，次編附件，依文件產生時 間先後順序，早者在下，晚者在上，由上而下依序編寫。 <br />（二）簽稿併陳案件，依序以簽呈、文稿及來文之順序編寫；附件則各依 其後連續為之。 <br />（三）附件為書籍型式、難以拆訂或另行存置歸檔者，免併本文連續編寫 頁碼。 <br />（四）編寫方式應以鉛筆書寫於每頁右下角，文件為雙面書寫或列印者， 反面則書寫於左下角，並請於首頁書寫總頁數。 <p />八、檔案管理人員對下列不符合歸檔範圍之物品，應退回承辦單位： <br />（一）現金、有價證券及其他貴重物品。 <br />（二）司法訴訟有關物證。 <br />（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 。 <br />（四）其他易變質而不適長期保存之物品。 <p />九、機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並確實填 寫封套上收發來文字號、單位名稱、案由或案名、年度、案卷內文件 起迄日期、頁數、件數、附件數、機密等級、保密期限或解密條件、 分類號及保存年限等，並於封面承辦人欄內及封口處簽章，經單位主 管簽核後，送交檔案管理人員辦理歸檔，但案由或案名得以代碼或代 名表示。 檔案管理人員於確認機密檔案歸檔無誤後，應於歸檔清單及機密檔案 專用封套封面加蓋點收章備查。 <p />十、歸檔案件有下列情形無法點收者，檔案管理人員應於歸檔送出清單上 註記原因後，退還承辦單位或文書單位補正，再依歸檔程序送交檔案 管理人員重新辦理點收： <br />（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 <br />（二）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 <br />（三）案件未編列文號或文號有誤者。 <br />（四）案件未填註保存年限或分類號者。 <br />（五）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 <br />（六）案件與歸檔清單之登載不符者。 <br />（七）案件未能以原本歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 <br />（八）未填列分類號、保存年限或填列錯誤。 <br />（九）業務承辦單位電腦登錄錯誤。 <br />（十）機密檔案未以專用封套密封或專用封套封口未加蓋印章或封面填註 不完整或「承辦人」、「單位主管」欄內未簽章。 十<p />一、檔案之保存年限應依業務性質及參考價值，區分為永久保存或定期 保存。 十<p />二、本局依「機關檔案保存年限及銷毀辦法」之規定訂定「本局檔案分 類及保存年限區分表」（以下簡稱檔案區分表），經簽奉機關首長 核准，並函請行政院農業委員會轉送檔案管理局審核後施行。各單 位歸檔案件均應由承辦人員依檔案區分表對照填列檔案分類號及保 存年限。 十<p />三、歸檔案件無專屬類目或涉及兩類目以上者，應視其性質或較常用、 較重要等特性歸入較適當之層級類目；必要時，歸入涵蓋較廣或上 一層級類目。如該類目案件過多，檔案管理人員宜註記性質相同之 各案件於檔案區分表。重要案件以一事一案為原則，根據檔案內容 及未來發展情形，決定案名，性質相同之檔案，應併於同一案名處 理。 十<p />四、檔案區分表應至少每十年檢討一次，並得視機關組織、業務或檔案 保存年限等之更動情形，彙整相關註記資料，作為修正之依據。 十<p />五、檔案管理人員應就檔案之內容及性質，依機關檔案編目規範著錄整 理後，製成檔案目錄。 十<p />六、檔案經整理立卷後，依檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左 至右，由上至下直立排列原則上架。 十<p />七、機密檔案應與一般檔案分別存放，複製品之存放亦同，並使用機密 檔案櫃存放。 十<p />八、檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可 ，不得擅自進出。 十<p />九、檔案庫房應設置防盜門禁、監視、消防安全、空調及除濕設備，並 定期施以消毒，常保持環境清潔。 二<p />十、檔案庫房內禁止吸菸、飲食、儲存食物或植養生物，並嚴禁使用或 存放易燃、易爆及危險物品。 二十<p />一、借調或調用檔案者，得先自行查詢文號等相關檔案紀錄，確認其 借調檔案範圍，依調案申請程序辦理調案。檔案經掃描儲存成電 子檔者，調案人得於權限內自行上線閱覽影像，非有必要，借調 時應避免使用檔案原本。 二十<p />二、借調檔案以與承辦業務有關者為限；因業務需要，借調非主管案 件時，應送會承辦業務主管同意或簽請權責長官核准。 二十<p />三、他機關借調或依法有權調閱檔案者，應備函載明調用目的及借調 期間等提出申請，依法有權調閱檔案者應另載明法律依據，經本 局相關承辦單位簽請權責長官核准後，依本局調案程序辦理。 二十<p />四、借調紙本檔案以案件或案卷為單位，由調案人上線進入檔案管理 系統借調申請作業輸入公文文號查詢，確認借調檔案再輸入申請 原因列印調案單，載明下列事項，經依規定程序簽奉核准後，送 檔案管理單位辦理調案： <br />（一）調案人姓名及單位。 <br />（二）文號及檔號。 <br />（三）案由或案名。 <br />（四）調案申請日期。 二十<p />五、借調之檔案檢出後，檔案管理人員應交予調案人或其代理人逐件 清點，並請調案人於二聯式調案單上簽收；調案人或其代理人還 卷時，檔案管理人員於調案紀錄單上註記歸還日期，一聯退回調 案人，一聯由檔案管理單位備查。 二十<p />六、調案人對借調或調用之檔案應妥慎保管，不得有遺失、轉借、轉 抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等 破壞或變更檔案內容之情事。 二十<p />七、借調檔案期限之計算，本機關以調案領取日之翌日起算，一般檔 案期限十五日、機密檔案期限七日為「應歸還日期」，並註記於 調案單，調案人於屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經權 責長官核准，始得延長借調，展期次數以三次為限，超過三次， 仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。檔案 管理單位如有需用，得隨時催還。 他機關借調檔案期限則依審核公函註明期間為準。 二十<p />八、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催，經洽催 三次仍未歸還時，應簽請機關權責長官處理。 二十<p />九、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，調、離職 人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。 三<p />十、調案人歸還機密檔案時，應會同業務承辦人員檢視內容無誤後，依 規定裝封，並在專用封套上簽章後密封，並加註歸還日期後歸還。 檔案管理人員應當場確認封套是否依規定密封，並檢視封套上是否 填具應記載事項，以確保檔案之完整性。如未密封或未完整記載， 應即通知調案人改善，並於調案紀錄上註記歸還日期。 三十<p />一、業務承辦單位應依規定主動辦理機密檔案機密等級之變更或解密 事宜。檔案管理單位應定期清查機密檔案，清查時，得請業務承 辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。 三十<p />二、機密檔案經解密，即依一般檔案管理。 三十<p />三、已屆滿保存年限之機密檔案，於銷毀前應先完成解密程序。 三十<p />四、檔案管理單位應就所保管檔案，每年至少進行一次檔案清查作業 ，以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要之處理。 三十<p />五、檔案清查完畢，應依清查結果作成檔案清查報告書，並檢附「檔 案盤點清單」等附件，陳報長官核閱。 三十<p />六、檔案管理單位應就每年清查完成或經由檔案管理資訊系統檢出已 屆保存年限之檔案，依檔案管理局規定之格式製作擬銷毀檔案目 錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必 要者，應簽註延長年限及具體理由，並送權責長官核准後，由檔 案管理單位據以制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，函送檔案管 理局審核後執行銷毀。 三十<p />七、檔案管理單位應就每年清查完成之檔案，整理屆臨移轉年限之永 久保存檔案，檔案移轉以案卷為單位，其移轉期限之計算，以案 卷內文件產生之日最晚者為準；凡屆滿二十五年者，應於次年移 轉檔案管理局管理。 三十<p />八、本要點未規定事項，依檔案法及其相關法規處理；檔案法及其相 關法規未規定者，依其他法令處理。